Účely spracúvania

Právny základ
Súvisiace predpisy
Oprávnený záujem

Kategórie dotknutých osobných údajov

Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb)

Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy (s klientom), vrátane predzmluvných vzťahov podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR;

súvisiace predpisy: Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Občiansky zákonník a Obchodný zákonník, článok 9 odsek 2, písmeno f) GDPR.

Bežné osobné údaje klientov a iných osôb v zmysle § 18 ods. 6 Zákona o advokácií nevyhnutné na riadne poskytovanie právnej služby klientovi; tieto údaje môžu obsahovať aj osobitnú kategóriu osobných údajov – najmä údaje týkajúce sa zdravia (napríklad spory o náhradu škody na zdraví, spory z ochrany osobnosti a pod.), alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života (napríklad konanie o rozvod manželstva), či údaje týkajúce sa členstva v odborových organizáciách (poskytovanie právnych služieb v oblasti pracovného práva), ako aj údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky (napríklad poskytovanie právnych služieb v oblasti trestného práva, spory o náhradu škody spôsobenú trestným činom).

pri fyzických osobách konajúcich v mene alebo za iného – napríklad klienta, protistranu, druhú zmluvnú stranu a pod. – bežné osobné údaje – identifikačné údaje (vrátane čísla licencie SAK, ak ide o advokáta, alebo advokátskeho koncipienta), kontaktné údaje, podpis dotknutej osoby, údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú dotknutá osoba koná.

Poskytovanie iných ako právnych služieb

a) výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o registri partnerov verejného sektora;

b) autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informácií o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda;

c) vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie;

d) prenájom nehnuteľností, bytov a nebytových priestorov s poskytovaním výlučne základných služieb zabezpečujúcich bežnú prevádzku nehnuteľností, bytov a nebytových priestorov.

Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy (s klientom alebo nájomcom), vrátane predzmluvných vzťahov podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR;

súvisiace predpisy: Zákon o registri partnerov verejného sektora, Zákon o legalizácií príjmov z trestnej činnosti, Zákon o advokácií, Zákon o e-Governmente, Občiansky zákonník a Obchodný zákonník, Zákon o nájme nebytových priestorov, Zákon o krátkodobom nájme bytu.

a) Bežné osobné údaje – údaje zapisované do registra PVS podľa § 4 Zákona o registri partnerov verejného sektora, údaje uvedené vo verifikačnom dokumente podľa § 11 odsek 5 Zákona o registri partnerov verejného sektora, identifikačné a kontaktné údaje a podpis PVS – fyzickej osoby (prípadne fyzickej osoby – podnikateľa) a identifikačné a kontaktné údaje a podpis fyzickej osoby konajúcej v mene a /alebo za PVS, údaje uvedené v podkladoch/ dokumentoch/ informáciách predložených advokátovi, prípadne zaobstaraných advokátom za účelom identifikácie a overenia identifikácie PVS (vrátane majetkovej a riadiacej štruktúry PVS, ak je ním právnická osoba) a identifikácie a overenia identifikácie konečného užívateľa výhod, napríklad vo výpise z obchodného registra PVS a a/alebo výpise z obchodného registra spoločníka PVS a v zakladateľskej listine, alebo spoločenskej zmluve PVS a a/alebo zakladateľskej listine, alebo spoločenskej zmluve spoločníka PVS a pod., identifikačné údaje a podpis účastníka konania podľa § 12 Zákona o registri partnerov verejného sektora;

b) bežné osobné údaje – identifikačné, kontaktné, platobné údaje a podpis účastníkov zmluvy, identifikačné, kontaktné údaje a podpis svedkov; pri fyzických osobách konajúcich v mene, alebo za účastníka zmluvy aj údaje o subjekte/osobe, v mene alebo za ktorý/ú dotknutá osoba koná;

c) bežné osobné údaje fyzickej osoby (prípadne fyzickej osoby – podnikateľa), ktorá žiada o vykonanie zaručenej konverzie – identifikačné, kontaktné, platobné údaje a podpis, osobné údaje fyzickej osoby uvedené v dokumente, ktorý je predmetom konverzie/zaručenej konverzie (môže obsahovať aj osobitné kategórie osobných údajov), bežné osobné údaje fyzickej osoby, ktorá vykonala zaručenú konverziu v rozsahu podľa § 37 odsek 3 Zákona o e-Governmente, pri fyzických osobách konajúcich v mene, alebo za iného aj údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú dotknutá osoba koná;

d) bežné osobné údaje – identifikačné, kontaktné a platobné údaje nájomcu – fyzickej osoby a fyzickej osoby – podnikateľa, pri fyzických osobách konajúcich v mene, alebo za nájomcu ich identifikačné údaje, kontaktné údaje, podpis a údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú konajú.

Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi SAK

a) plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu;

b) vnútorné administratívne činnosti súvisiace s poskytovaním právnych alebo iných služieb alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;

c) evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;

d) správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;

e) vedenie spisovej agendy advokáta.

Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy (s klientom) podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR;

súvisiace predpisy: Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, Zákon o advokácií, Advokátsky poriadok.

a) Bežné osobné údaje – osobné údaje a iné údaje v rozsahu podľa § 10 ods. 1, § 11 ods. 3 a § 12 ods. 1 a 2 Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti; tieto môžu obsahovať údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky;

b), c), d) a e) bežné osobné údaje klientov a iných osôb zmysle § 18 ods. 6 Zákona o advokácií nevyhnutné na splnenie stanovených účelov spracúvania; tieto údaje môžu obsahovať aj osobitnú kategóriu osobných údajov – najmä údaje týkajúce sa zdravia (napríklad spory o náhradu škody na zdraví, spory z ochrany osobnosti a pod.), alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života (napríklad konanie o rozvod manželstva), či údaje týkajúce sa členstva v odborových organizáciách (poskytovanie právnych služieb v oblasti pracovného práva), ako aj údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky (napríklad poskytovanie právnych služieb v oblasti trestného práva, spory o náhradu škody spôsobenú trestným činom);

pri fyzických osobách konajúcich v mene alebo za iného – napríklad klienta, protistranu, druhú zmluvnú stranu a pod. – bežné osobné údaje – identifikačné údaje (vrátane čísla licencie SAK, ak ide o advokáta, alebo advokátskeho koncipienta), kontaktné údaje, podpis dotknutej osoby, údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú dotknutá osoba koná.

Kontaktný formulár na webovej stránke advokáta

Predzmluvné vzťahy (s klientom) podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Bežné osobné údaje – meno, priezvisko, email, telefónne číslo dotknutej osoby a spoločnosť, v mene alebo za ktorú dotknutá osoba koná.

Účtovné a daňové účely

Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR;

súvisiace predpisy: Zákon o účtovníctve, Zákon o dani z príjmov, Zákon o dani z pridanej hodnoty, Daňový poriadok a ďalšie zákony v oblasti účtovníctva a správy daní.

Bežné osobné údaje uvedené v účtovných dokladoch (identifikačné a kontaktné údaje dotknutej osoby, jej podpis, údaje o bankovom spojení a čísle účtu), pri fyzických osobách konajúcich v mene, alebo za iného jej identifikačné a kontaktné údaje a údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú koná.

Zabezpečenie súladu s GDPR a inými právnymi predpismi upravujúcimi spracúvanie a ochranu osobných údajov (dokumentácia súladu s GDPR); popis účelu:

a) vedenie internej agendy advokáta spojenej s preukazovaním splnenia povinností na úseku ochrany osobných údajov;

b) agenda práv dotknutých osôb; ide o spracúvanie osobných údajov na účely vybavovania práv dotknutých osôb uplatnených podľa článkov 15 až 21 GDPR, najmä: prijatia a posúdenia žiadosti o výkon práva; identifikácie žiadajúcej osoby o výkon práva; vykonávania nevyhnutne potrebných spracovateľských operácii s osobnými údajmi pre výkon práva dotknutej osoby.

Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR;

súvisiace predpisy: GDPR, Zákon o ochrane osobných údajov.

a) Bežné osobné údaje – identifikačné údaje a podpis sprostredkovateľov, ktorí sú fyzickými osobami – podnikateľmi, identifikačné údaje a podpis fyzických osôb, konajúcich v mene alebo za sprostredkovateľov/ďalších sprostredkovateľov, vrátane informácie, v mene alebo za ktorého sprostredkovateľa/ ďalšieho sprostredkovateľa dotknutá osoba koná;

b) osobné údaje osoby uplatňujúcej si svoje právo podľa článkov 15 až 21 GDPR- bežné osobné údaje – kontaktné a identifikačné údaje, podpis, osobné údaje nevyhnutné pre výkon práva dotknutej osoby; tieto údaje môžu obsahovať aj osobitnú kategóriu osobných údajov (napríklad pri poskytovaní kópie osobných údajov, ak advokát spracúva osobitnú kategóriu osobných údajov a dotknutá osoba žiada o ich kópiu).

Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov (právna agenda)

Oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR;

súvisiace predpisy: Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Trestný poriadok, Exekučný poriadok, čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR.

Oprávnený záujem spočíva v:

preukazovaní, uplatňovaní a obhajovaní, t. j. ochrane a obrane právnych nárokov advokáta.

Bežné osobné údaje protistrany (fyzická osoba, fyzická osoba – podnikateľ), voči ktorej si advokát uplatňuje svoje právne nároky, alebo ktorá si uplatňuje svoje právne nároky voči advokátovi, a to mimosúdne alebo v súdnych, rozhodcovských, správnych, exekučných, konkurzných a reštrukturalizačných konaniach a fyzickej osoby oprávnenej konať v mene a za túto protistranu a iných fyzických osôb zúčastnených na konaní pri prejednávaní a rozhodovaní takého sporu, a to identifikačné a kontaktné údaje, podpis, ďalšie osobné údaje zistené, alebo poskytnuté v priebehu mimosúdneho, prípadne súdneho, rozhodcovského, správneho, exekučného, konkurzného a reštrukturalizačného konania; pri fyzických osobách konajúcich v mene alebo za iného aj údaje o subjekte/osobe, v mene, alebo za ktorý/ú dotknutá osoba koná;

tieto údaje môžu obsahovať aj osobitnú kategóriu osobných údajov – najmä údaje týkajúce sa zdravia (napríklad údaje o zdraví povinného v exekučnom konaní), alebo údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky (napríklad spory o náhradu škody spôsobenú trestným činom);

Zmluvy s dodávateľmi (FO – podnikateľmi)

Plnenie zmluvy (s dodávateľom), vrátane predzmluvných vzťahov podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Bežné osobné údaje dodávateľa (FO – podnikateľa) – identifikačné, platobné, kontaktné údaje a podpis.

Dodávateľské zmluvy (kontaktné údaje)

Oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR;

súvisiace predpisy: Obchodný zákonník, Zákon o obchodnom registri, Živnostenský zákon, Zákonník práce.

Oprávnený záujem spočíva v: Advokát má záujem spracúvať bežné osobné údaje osoby oprávnenej konať v mene, prípadne za zmluvného obchodného partnera (dodávateľa) advokáta, ako aj bežné osobné údaje zamestnanca zmluvného obchodného partnera (dodávateľa) advokáta, ktoré sú uvedené v dodávateľských zmluvách, respektíve v návrhoch dodávateľských zmlúv, alebo sú poskytnuté advokátovi na základe dodávateľských zmlúv, respektíve na základe návrhov dodávateľských zmlúv, aby zabezpečil platné uzatvorenie zmluvy, tzn. uzatvorenie zmluvy s osobami oprávnenými konať v mene, alebo za dodávateľa a jej riadne a efektívne plnenie.

Bežné osobné údaje – identifikačné a kontaktné údaje a podpis zamestnanca dodávateľa advokáta, identifikačné a kontaktné údaje a podpis dotknutej osoby konajúcej v mene alebo za dodávateľa advokáta, identifikačné údaje zamestnávateľa tejto dotknutej osoby prípadne subjektu, v mene alebo za ktorého táto dotknutá osoba koná.

Správa registratúry

Právny základ, ktorý umožňoval získavanie osobných údajov na pôvodné účely v zmysle režimu článku 89 GDPR.

súvisiace predpisy: článok 9 ods. 2 písm. j) GDPR, Zákon o archívoch a registratúrach.

Bežné osobné údaje a osobitná kategória osobných údajov, ktoré sú súčasťou registratúrnych záznamov (v zmysle Zákona o archívoch a registratúrach), bežné osobné údaje odosielateľov a príjemcov korešpondencie – identifikačné a kontaktné údaje, podpis.

Účely spracúvania

Doba uchovávania

Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb)

Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime odporúčanými dobami uchovávania v zmysle uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011, napr.:

• knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe;
• inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania;
• ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;
• skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky na uloženie spisu do archívu advokátskej kancelárie.

Na advokátov sa vzťahujú stavovské predpisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácii, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú Naše doby uchovávania osobných údajov, resp. bránia nám v skartácii niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:

• klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom, nie je možné skartovať;
• skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
• skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
• skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu, alebo predmetom ktorého bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej služby vo veci klientovi.

Poskytovanie iných ako právnych služieb

a) výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o registri partnerov verejného sektora;

b) autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informácií o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda;

c) vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie;

d) prenájom nehnuteľností, bytov a nebytových priestorov s poskytovaním výlučne základných služieb zabezpečujúcich bežnú prevádzku nehnuteľností, bytov a nebytových priestorov.

Pre a) až c) sa použijú rovnaké lehoty, ako lehoty uvedené pri účele Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb).

Pre d) 5 rokov od ukončenia zmluvy a vysporiadania všetkých vecných a finančných záväzkov zo zmluvy.

Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi SAK

a) plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu;

b) vnútorné administratívne činnosti súvisiace s poskytovaním právnych alebo iných služieb alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;

c) evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;

d) správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;

e) vedenie spisovej agendy advokáta.

Pre a) po dobu 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu s klientom spracúva advokát údaje a písomné doklady získané podľa § 10, § 11, § 12 a 14 Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti; po dobu 5 rokov od vykonania obchodu všetky údaje a písomné doklady o ňom. Advokát je povinný uchovávať údaje a písomné doklady podľa predchádzajúcej vety aj dlhšie ako päť rokov, ak o to písomne požiada finančná spravodajská jednotka; finančná spravodajská jednotka v žiadosti uvedie lehotu, ktorá nesmie presiahnuť ďalších päť rokov, a rozsah uchovávania údajov a písomných dokladov.

Pre b) až e) platia lehoty uvedené pri účele Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb).

Kontaktný formulár na webovej stránke advokáta

Platia lehoty uvedené pri účele Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb).

Účtovné a daňové účely

Účtovnú dokumentáciu advokát uchováva 10 rokov v súlade s § 35 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve a § 76 zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty.

Zabezpečenie súladu s GDPR a inými právnymi predpismi upravujúcimi spracúvanie a ochranu osobných údajov (dokumentácia súladu s GDPR); popis účelu:

a) vedenie internej agendy advokáta spojenej s preukazovaním splnenia povinností na úseku ochrany osobných údajov

b) agenda práv dotknutých osôb; ide o spracúvanie osobných údajov na účely vybavovania práv dotknutých osôb uplatnených podľa článkov 15 až 21 GDPR, najmä: prijatia a posúdenia žiadosti o výkon práva; identifikácie žiadajúcej osoby o výkon práva; vykonávania nevyhnutne potrebných spracovateľských operácii s osobnými údajmi pre výkon práva dotknutej osoby;

a) Zdokumentovanie bezpečnostného incidentu, vrátane prípadných príslušných oznámení (Úradu na ochranu osobných údajov, dotknutým osobám) uchováva advokát 10 rokov, zmluvy o spracúvaní osobných údajov, vrátane pokynov sprostredkovateľovi/ďalšiemu sprostredkovateľovi a záznamov z komunikácie, týkajúcej sa preverovania záruk na dodržanie GDPR sprostredkovateľmi/ďalšími sprostredkovateľmi uchováva advokát 5 rokov od ukončenia zmluvy o spracúvaní osobných údajov a vysporiadania všetkých vecných a finančných záväzkov zo zmluvy.

b) 5 rokov od vybavenia žiadosti dotknutej osoby.

Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov (právna agenda)

5 rokov od vecného a finančného vysporiadania sporu (pri mimosúdnom vysporiadaní) a pri súdnom vymáhaní nároku 10 rokov od právoplatného skončenia súdneho konania alebo 1 rok od ukončenia exekúcie.

(Ak je spor súčasťou klientskeho spisu/súvisí s poskytovaním právnych služieb, platia lehoty určené pre výkon advokácie.)

Zmluvy s dodávateľmi (FO – podnikateľmi)

5 rokov od ukončenia zmluvy a vysporiadania všetkých vecných a finančných záväzkov zo zmluvy.

Dodávateľské zmluvy (kontaktné údaje)

5 rokov od ukončenia zmluvy a vysporiadania všetkých vecných a finančných záväzkov zo zmluvy.

Správa registratúry

V súlade s lehotami uvedenými v tomto stĺpci podmienok.